Errores comunes al convertir facturas en USD a EUR (y cómo evitarlos)
Convertir facturas en dólares a euros parece sencillo, pero hay trampas que pueden costarte dinero o problemas con Hacienda. Te contamos los errores más frecuentes y cómo evitarlos.
Cada trimestre, miles de autónomos españoles que cobran de clientes extranjeros tienen que convertir sus facturas en dólares (o libras, o francos) a euros. Y cada trimestre, muchos cometen los mismos errores. Aquí los tienes, con soluciones prácticas.
Usar el tipo de cambio del día de cobro
Muchos freelancers usan el tipo del día que reciben el dinero en su cuenta. Esto es incorrecto.
Lo correcto: Usa el tipo de cambio del día de emisión de la factura. Si emitiste la factura el 15 de octubre, usa el tipo BCE del 15 de octubre, aunque te pagaran el 30.
Usar Google, XE.com u otros conversores
Escribes "1000 USD to EUR" en Google y usas ese número. Error.
Lo correcto: Hacienda solo acepta el tipo del BCE. Los conversores de Google, XE o tu banco usan tipos de mercado que cambian cada minuto. No son válidos ante una inspección.
Usar un tipo fijo para todo el trimestre
"Usaré 1.08 para todas las facturas del Q4." Mal.
Lo correcto: Cada factura debe usar el tipo BCE de su fecha específica de emisión. El tipo cambia diariamente y puede variar varios céntimos en un trimestre.
Redondear antes de multiplicar
"El tipo es 0.9234... lo redondeo a 0.92." Los céntimos perdidos se acumulan.
Lo correcto: Usa el tipo con todos los decimales que proporciona el BCE (normalmente 4). Redondea solo el resultado final en euros a 2 decimales.
No guardar trazabilidad del tipo usado
Pones el importe en euros pero no documentas qué tipo usaste ni de qué fecha.
Lo correcto: Tu Excel debería incluir una columna con el tipo BCE aplicado. Ante una inspección, poder justificar cada conversión es clave.
Impacto real de estos errores
Estos errores pueden parecer menores, pero tienen consecuencias:
- Diferencias fiscales: Si tus conversiones no cuadran con las que calcularía Hacienda, puede haber discrepancias en IVA o IRPF.
- Problemas en inspección: Sin trazabilidad, es difícil justificar tus números.
- Pérdida de dinero: Errores de redondeo o tipo incorrecto pueden ir a tu favor o en tu contra.
Cómo evitar todos estos errores
La buena noticia: se pueden automatizar. Con las herramientas adecuadas, no tienes que buscar tipos BCE manualmente ni preocuparte por errores de cálculo.
Trimestralia elimina estos errores
- Detecta automáticamente la fecha de cada factura
- Aplica el tipo BCE del día correcto
- Usa todos los decimales, redondea solo al final
- Genera Excel con trazabilidad completa
Checklist rápido
Antes de enviar tu Excel al gestor, verifica:
- ¿Cada factura tiene el tipo BCE de su fecha de emisión?
- ¿Los tipos vienen del BCE oficial, no de Google/XE?
- ¿Incluyes una columna con el tipo aplicado?
- ¿Los euros finales están redondeados a 2 decimales?
Si marcas todo, estás listo. Si no... es hora de revisar o automatizar.